GSX Solutions

Le fournisseur de logiciels GSX Solutions a migré ses processus et données de son ancien système CRM pour les intégrer dans Salesforce et ainsi gérer l'ensemble du processus commercial depuis la génération de prospects jusqu'à la facturation, le tout depuis un seul endroit centralisé. Salesforce est ainsi devenu la plateforme centrale dans laquelle toutes les informations arrivent. En un seul clic, la direction peut désormais éditer des rapports sur le chiffre d'affaires actuel et prévisionnel.


GSX Solutions est un prestataire leader sur le marché de la surveillance à distance et de solutions de gestion pour les applications Microsoft Exchange™, SharePoint™, Lync, BlackBerry et IBM. Son siège se trouve à Genève, tandis que son département de recherche et développement est localisé à Nice. GSX dispose également de succursales commerciales à Boston (États-Unis) et Shanghai (Chine). Les clients de GSX sont de toutes tailles, du petit fabricant local jusqu'au prestataire financier international avec des collaborateurs partout dans le monde.

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« PARX a très vite compris nos besoins et a su saisir chacune de nos exigences. La migration de la quantité impressionnante de données de notre ancien système CRM vers Salesforce représentait le plus grand défi. PARX a réussi à nous convaincre avec sa grande expérience dans la migration de données. »

Meryll Moreau,
Vice-Présidente Marketing chez GSX Solutions

Antoine Leboyer, Président et CEO, a décidé de migrer son ancien système CRM vers Salesforce car tous les départements travaillaient de manière séparée sans véritable visibilité ni interaction. Les rapports étaient élaborés manuellement, ce qui représentait une tâche très laborieuse pour obtenir des chiffres clés pertinents et prendre des décisions au niveau du groupe. L'objectif était de centraliser toutes les données des clients pour les rendre accessibles par tous, harmoniser les processus et les rendre plus efficaces. La nouvelle solution devait également mettre en évidence le fort potentiel pour de l’up-sell et améliorer les processus de vente. « Notre but était de mettre à la disposition de nos collaborateurs un système avec lequel chacun puisse travailler et regroupant toutes les informations de tous les départements, le tout dans un intervalle de six mois. Toutes les informations client ne devaient bien entendu être présentes qu'une seule fois », explique Meryll Moreau, Vice-Présidente Marketing chez GSX.

De la liste de données Excel vers une information segmentée intégrée

Jusqu'alors, GSX utilisait le système CRM Maximizer, mais organisait toutes ses campagnes marketing sous Excel tout en réalisant certaines étapes à la main. « Avant, chacun des départements avait l’habitude de travailler avec ses propres outils et ses propres listes Excel. Il n'y avait pas de plateforme centrale dans laquelle toutes les informations pouvaient être vues. En outre, de nombreuses étapes étaient réalisées à la main ce qui était à l'origine de nombreuses erreurs », explique Meryll Moreau.

Meryll Moreau connaissait Salesforce de sa précédente activité professionnelle et savait à quel point cette solution cloud permettait d’implémenter des processus compréhensibles et efficaces. En outre, Salesforce permet également d'intégrer les campagnes marketing et de lier HubSpot au système CRM. Elle a toutefois d’abord réalisé une évaluation de différentes solutions CRM à la fin de laquelle le choix a été fait en faveur de Salesforce. « Nous avons consciemment choisi une solution cloud afin que tous les collaborateurs puissent accéder au système CRM depuis n’importe quel site sans problèmes de performances. En outre, le modèle de licences proposé par Salesforce est très bien adapté à nos besoins », explique Meryll Moreau. GSX étant elle-même une entreprise très portée sur l'innovation, la force d'innovation de Salesforce ainsi que les développements permanents et gratuits de la plateforme étaient convaincants. Sans oublier que Salesforce était la solution permettant de couvrir au mieux l'éventail allant de la génération de prospects jusqu'aux rapports destinés à la direction.

Salesforce a conseillé à GSX de s'adjoindre les services de PARX pour la mise en œuvre et la migration. « PARX a très vite compris nos besoins et a su saisir chacune de nos exigences. La migration de la quantité impressionnante de données de notre ancien système CRM vers Salesforce représentait le plus grand défi. PARX nous a impressionné avec sa grande expérience dans la migration de données », déclare Meryll Moreau avant de poursuivre : « Le projet s'est très bien déroulé bien qu'il ne fut pas simple en raison du budget limité. Malgré tout, les objectifs fixés ont été atteints et les délais respectés ».

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« Connecter le service commercial avec celui de la facturation et celui de la gestion des contrats a considérablement accru la productivité. En outre, les processus sont traçables et les erreurs peuvent être évitées. »

Meryll Moreau,
Vice-Présidente Marketing chez GSX Solutions

Mise en œuvre et migration en quelques mois

PARX a mis en œuvre Salesforce, a soutenu l'entreprise pour l'harmonisation des processus et a réalisé la migration de la quantité importante de données depuis Maximizer vers la solution cloud en seulement six mois. Concernant les produits, il s'agit aussi bien de logiciels que de prestations de service nécessitant le calcul et la validation de réductions. Des fonctions sur mesure ont ainsi été développées pour le calcul des prix, les contrats et les factures, qui étaient préalablement établis sous Excel. Ainsi, GSX peut travailler avec Salesforce sans modifier le calcul des prix et les processus de gestion des contrats et de facturation. La solution Conga a été déployée pour les devis et les factures pour permettre la création de documents conformes à l'identité de l'entreprise directement depuis Salesforce. Cette solution a pour la première fois permis à tous les collaborateurs de tous les départements d'accéder au pool de données commun dans un seul système.

Deuxième phase : automatisation renforcée et suppression des doublons

Une année plus tard, alors que les processus de GSX étaient déjà fortement automatisés, PARX a mis en œuvre les améliorations prévues pour la deuxième phase. L'automatisation de la création de contrats et la facturation a ainsi été renforcée. Il a en outre été décidé de miser de manière accrue sur les fonctions par défaut de Salesforce pour les processus depuis les opportunités en passant par les contrats et jusqu'à la facturation. Cela signifie un ajustement plus prononcé des processus en fonction de Salesforce tout en permettant à GSX de profiter de meilleures opportunités de développement.

Les doublons représentaient un autre problème critique. Pour y remédier, des règles de workflow ont été introduites lors de la seconde phase pour empêcher la création de nouveaux doublons. Cette solution a été nécessaire car les nouveaux prospects étaient créés automatiquement via HubSpot alors qu'ils étaient peut-être déjà présents dans le système. Un nettoyage détaillé des données a également eu lieu.

De l'instrument de vente à l'outil de gestion

Salesforce est désormais la solution centrale dans laquelle toutes les informations arrivent, permettant une vision détaillée sur les données client à GSX. « Connecter le service commercial avec celui de la facturation et celui de la gestion des contrats a considérablement accru la productivité. En outre, les processus sont traçables et les erreurs peuvent être évitées », se félicite Meryll Moreau en ajoutant : « Le cycle complet depuis la génération de prospects, jusqu'à la qualification en passant par les opportunités, les contrats et les cycles de renouvellement de l'assistance est pris en charge et fournit de très bons résultats ».

« Nous disposons désormais d'une solution 100 % adaptée à nos besoins. »

Meryll Moreau,
Vice-Présidente Marketing chez GSX Solutions

La direction profite d'une meilleure visibilité sur les opportunités de vente existantes. Le revenu récurrent et le chiffre d'affaires prévisionnel sont plus simples à tracer, ce qui facilite grandement la planification. La génération de rapports sur le chiffre d'affaires a également été améliorée. Il est désormais possible de créer des rapports sur le chiffre d'affaires, le segment de vente, les factures ouvertes, les contrats échus et bien plus encore. « On voit clairement quels produits contribuent le plus au chiffre d'affaires. Nous avons également la possibilité de vérifier si les vendeurs atteignent leurs objectifs et à quel point le marketing contribue à la génération de prospects », explique Meryll Moreau avant d'ajouter : « Nous disposons désormais d'une solution 100 % adaptée à nos besoins ».