Haute école spécialisée Fresenius

Pour la gestion des prospects et des candidats, la haute école spécialisée (Hochschule) de Fresenius utilise le Sales Cloud de Salesforce. De la première demande adressée par un prospect jusqu’à la signature de l’inscription définitive (sous forme de contrat d’études), Salesforce permet de mettre en place des processus complets.


Avec près de 10 000 étudiants (cursus universitaire ou professionnel), la Hochschule Fresenius compte parmi les écoles les plus grandes et les plus renommées de ce type en Allemagne. Fondée en 1848 en tant que « laboratoire de chimie », l'école est reconnue par l’État en 1971 en tant qu’établissement privé. Depuis, la Hochschule Fresenius a développé des centres d’études à Berlin, Düsseldorf, Francfort-sur-le-Main, Idstein, Cologne, Munich et Zwickau. Innovants et néanmoins adaptés aux exigences du marché du travail, les cursus d’études et de formation proposés sont axés sur la pratique et sur le travail en petits groupes. La Hochschule Fresenius peut en outre compter sur des partenaires de renom, ainsi que sur un vaste réseau d’anciens élèves.

Des affres de la paperasserie au portail de candidature en ligne

Par le passé, plusieurs systèmes de gestion des prospects et des candidatures ont été mis en œuvre parallèlement dans les différents établissements de l’école. Il en résultait des données redondantes qui pouvaient conduire à des candidatures en double, voire en triple exemplaire. Parallèlement à cela, le personnel administratif était submergé de paperasserie, entre les brochures d’information à envoyer par la poste et les candidatures qui arrivaient par le même chemin. C’est cette situation de départ, associée au souhait de proposer un portail de candidature en ligne, qui a incité la Hochschule Fresenius à se mettre en quête d’un système CRM. Ce dernier doit permettre de rendre les données de tous les établissements disponibles à l’ensemble du personnel et ce, en temps réel. Le CRM doit également prendre en charge la gestion complète des documents et permettre de recevoir les candidatures en ligne.

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« Avec Salesforce, c’est la première fois que nous sommes aussi proches de nos candidats potentiels ou réels »

Evelyn Menke,
cheffe de projet Salesforce au sein de la Hochschule Fresenius.

PARX, une longue expérience dans le domaine de l’enseignement

Avec Salesforce, l’école de Fresenius a trouvé la solution parfaite et avec PARX, le partenaire d’implémentation idéal. L’expérience accumulée par PARX en matière de mise en œuvre de Salesforce dans d’autres établissements scolaires ou universitaires s’est en effet révélée prépondérante.

Du simple intérêt jusqu’à l’inscription définitive

Via le site Web, les personnes intéressées peuvent notamment demander des supports d’information sur n’importe quel cursus. À partir de là, le système de gestion des prospects et des candidats dans Salesforce offrira aux candidats potentiels un accompagnement constant, du processus de candidature à la décision finale en faveur ou non d’un cursus d’études au sein de la Hochschule Fresenius. « Avec Salesforce, c’est la première fois que nous sommes aussi proches de nos candidats potentiels ou réels », explique Evelyn Menke, cheffe de projet Salesforce au sein de la Hochschule Fresenius. Les brochures d’information, listes de contrôle, confirmations, demande d’inscription et en dernier lieu les certificats définitifs d’inscription (contrat d’études) sont générés automatiquement ou manuellement dans Salesforce, avant d’être envoyés par courrier électronique ou par voie postale. Si une personne intéressée décide de poser sa candidature auprès de l'école, elle peut saisir les informations la concernant directement en ligne sur le portail de candidature, puis envoyer sa demande. Le candidat peut également s’inscrire pour le processus de sélection et télécharger les justificatifs nécessaires.

Des processus unifiés pour une multitude de documents différents

L’un des défis les plus complexes visait à permettre à chaque établissement de générer et d’envoyer des documents personnalisés, dans le cadre d’un processus unifié. Cette condition a été remplie en intégrant Conga Composer, un outil leader en matière de génération de documents dans Salesforce, ainsi qu’un modèle de données adapté aux exigences. En outre, depuis l’introduction du nouveau système, des données en provenance de sociétés sœurs de la Hochschule Fresenius ont également été intégrées au système Salesforce. L’homogénéisation et l’importation des nouvelles données, ainsi que les ajustements et les développements apportés aux processus ont été réalisés par PARX en étroite collaboration avec les chefs de projet de l’école.

Analyse projective

La transposition du processus de candidature complet permet une analyse des chiffres réels dans Salesforce, à l’aide de la fonction de reporting. La comparaison entre les projections et les chiffres réels des candidatures aide la direction de l’école à développer son offre de formations et à faire évoluer les différentes filières. Grâce à la fonction Reporting, il est également possible d'identifier rapidement les candidats qui doivent encore fournir des documents en appui de leur candidature, avant de pouvoir être admis sans réserve dans un cursus. « J’adore ce système. Surtout la fonction Reporting, qui est très pratique », explique Evelyn Menke.

Des développements en perspective

Suite à l’intégration réussie des données et du processus de candidature de l’AMD (Akademie Mode & Design, Académie de mode et de design) dans l’instance Salesforce de la Hochschule Fresenius, l’AMD bénéficiera elle aussi d’un portail de candidature doté du même processus, mais avec sa propre charte graphique. Des portails de candidature sont également prévus pour d’autres sociétés sœurs.