PARX: Vertriebssteuerung

Effiziente Vertriebssteuerung mit durchgängigen Prozessen

Aussendienstmitarbeiter verbringen viel – zuviel Zeit mit der Planung, Vorbereitung und Dokumentation ihrer Kundenbesuche. Eine massgeschneiderte Besuchsplanung in Salesforce erhöht die Effizienz des Aussendienstes und damit die Akzeptanz von Salesforce. Zudem lassen sich die Besuche per Knopfdruck auswerten. Sie gewinnen Transparenz über die Tätigkeit Ihres Vertriebsteams und können damit zusammenhängende Prozesse – wie die Besuchsberichte, die Provisionsberechnung, die Spesenabrechnung oder das Bestellwesen – integrieren.

Wir haben für Kunden aus verschiedenen Branchen Besuchsplanungen mit durchgängigen Prozessen von der Auswahl der zu besuchenden Kunden bis zur Dokumentation des Besuchs und dessen Auswertung in Salesforce realisiert. Hier einige Beispiele von Vertriebslösungen verschiedenster Art:

Monatsplanung und Wochenplanung

Für Sunstar Deutschland haben wir zwei verschiedene Planungsmöglichkeiten erstellt: In der Monatsplanung wird pro Tag eine Tätigkeit (Besuche, Messe, Tagung, Büro, Urlaub, etc.) per Auswahlmenü angewählt. Zudem kann dem Tag eine Verkaufstour oder eine Region/Stadt zugeteilt werden. Per Knopfdruck lässt sich aus der Monatsplanung ein PDF generieren oder alle Termine im Kalender eintragen.

In der Wochenplanung erfolgt die Feinplanung. Hier können Kunden nach Postleitzahl, Ort, Besuchsfrequenz oder nach der Fälligkeit des nächsten Besuchs gefiltert und für einen Besuch terminiert werden.

Bei beiden Planungsvarianten werden automatisch alle angewählten Kundenbesuche im Kalender eingetragen und auf dem Kunden-Account der geplante Besuch als Aktivität geführt. Im Kalender selbst kann per drag-and-drop der Tagesablauf festgelegt werden. Der Aussendienst kann nun die geforderte Anzahl Besuche pro Kunde pro Jahr über Salesforce in einem Bruchteil der früher benötigten Zeit terminieren und planen.

Effiziente Besuchsplanung mit intelligenten Filtern

Für search.ch, den Schweizer Such- und Informationsdienst, haben wir eine spezielle Ansicht von Salesforce für den Aussendienst entwickelt. Der Verkäufer sieht darauf nur die für ihn relevanten Accounts. Er kann diese nach verschiedenen Kriterien wie Ort, letztem Kontakt oder Branche filtern und gleich aus der Ansicht heraus Telefonkontakte protokollieren und Termine planen. Im Salesforce Kalender sind alle Termine hinterlegt und er braucht keinen anderen Kalender zu führen. Den Ausgang von Kundenbesuchen dokumentiert er in Salesforce mit «Abschluss» oder «Kein Abschluss» und gibt die Vertragsnummer ein. Über die Schnittstelle werden diese Daten in das ERP-System übertragen und die errechnete Provision in Salesforce zurück gespiegelt. Der Vertrieb erhält so tagesaktuell Einsicht über die Vertriebsleistung des Monats – ein grosser Motivationsfaktor.

Durchgängige Prozesse über das gesamte Besuchswesen

Für ein Handelsunternehmen haben wir einen strukturierten Prozess von der Auswahl des zu besuchenden Kunden über den Besuchsbericht bis zur Auswertung in Salesforce erstellt. Über Listenansichten mit vordefinierten Kriterien (A-Kunden, Besuchsfrequenz, Region, etc.) wählt der Aussendienstmitarbeiter den zu besuchenden Kunden aus und fügt ihn per Drag & Drop dem Kalender hinzu. Daraus wird automatisch eine Aktivität auf dem Kunden-Account und ein Besuchsbericht erstellt. Auf dem Besuchsbericht sind Felder wie der Termin, Ort, die Teilnehmer sowie die Beschreibung bereits vorausgefüllt. Er kann nun darauf mit vordefinierten Pulldowns Daten erfassen, Notizen erstellen und den Store-check strukturiert durchführen. Dazu wird die Präsenz der Eigenprodukte sowie der wichtigsten Mitbewerber erfasst. Zudem können Promotionen darüber verwaltet werden.

Bei einem anderen Kunden aus der Fertigungsindustrie wird im Bericht gleich noch die Anfahrts- und die Besuchszeit notiert sowie die Potenziale und Ziele erfasst.

Ein anderes Fertigungsunternehmen kann in Salesforce auch vertrauliche Besuchsberichte erstellen. Dazu wird die Funktion «Private report» angewählt. Es können die gleichen Felder wie im normalen Report ausgefüllt und ein Freitext dazu erfasst werden. Dieser Report ist ebenfalls auf den Kunden-Account hinterlegt, ist jedoch nur für die beteiligten Personen einsehbar und trotzdem sind die strukturierten Daten auswertbar.

Verknüpfung mit Besuchsbericht und Spesenabrechnung

Auch für einen Kunden aus der Getränkeindustrie haben wir die Besuchsplanung mit dem Besuchsbericht verknüpft. Der Aussendienst plant seinen Kundenbesuch im Salesforce Kalender. Daraus wird automatisch ein Besuchsbericht erstellt. Auf diesem Bericht sind dann mögliche Gesprächsthemen (Produktgruppen) festgehalten, welche er anzusprechen plant. Zudem kann er weitere Vorbereitungen einfügen. Nach dem Besuch notiert er das Ergebnis und den zu erwartenden Umsatz. Er erfasst direkt auf dem Bericht seine Spesenauslagen und den Kilometerstand seines Dienstwagens. Aus diesen Berichten wird dann der Tages- sowie der Monatsabschluss erstellt und er muss keine separate Spesenabrechnung durchführen. Die Besuche können dank der vordefinierten Felder sehr einfach ausgewertet werden.

Machen auch Sie Ihren Vertrieb noch effizienter mit einer massgeschneiderten Besuchsplanung mit durchgängigen Prozessen in Salesforce. Kontaktieren Sie uns und wir finden die ideale Lösung für Sie.