Foxtrail

Der Schnitzeljagden-Anbieter Foxtrail steuert sein gesamtes Geschäft von der Online-Buchungsplattform über das ERP bis hin zur Weiterentwicklung über Salesforce.

Foxtrail, das ist die spannendste Art eine Stadt näher kennen zu lernen. Der Anbieter des Freizeitvergnügens hat in sechs Schweizer Städten und im Kanton Aargau Schnitzel­jagden angelegt. Der Fährte des Fuchses folgt man, in dem man knifflige Rätsel knackt und geheime Botschaften entziffert. So erlebt man mit Spass und Spannung einen Ort und geniesst am Ende seinen Erfolg bei einem kühlen Apéro. So einfach dieses Geschäftsprinzip klingt, so komplex ist es in Wirklichkeit.

Foxtrail das fing 2002 klein an mit der Erfindung erster Schnitzeljagden. Schnell wollte man das ganze IT gestützt weiterentwickeln und die Online Buchungsplattform gleich an das ERP anbinden. Man setzte auf eine nativ programmierte Standardlösung. Nach vier Jahren stiess das Unternehmen damit an seine Grenzen. Die dezentrale Struktur schrie förmlich nach einer Cloud Lösung, welche auch das Hosting und die laufenden Updates überflüssig machen würde. Es sollte eine CRM-Lösung sein, welche verkaufsgetrieben funktioniert. Innovationen sind im hart umkämpften Freizeitmarkt unabdingbar.

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«PARX hat genügend Mitarbeitende um die Qualität und Kontinuität sicher zu stellen und trotzdem die Kunden persönlich sowie individuell zu betreuen. Das Salesforce-Know-how ist, mit mehr als 70 Zertifizierungen, gross und PARX ist sehr innovativ.»

Daniel Arnold,
Operations Manager bei Foxtrail

Um die Ressourcen voll auf die Weiterentwicklung des Angebotes konzen­trieren zu können, war eine gut skalierbare Lösung von Nöten. Die Wahl fiel eindeutig auf Salesforce. Für die Implementierung wählte Foxtrail einen Anbieter aus Deutschland. Salesforce erst ermöglichte es Foxtrail das Geschäft mit einer weiterhin kleinen Mannschaft zu skalieren. Nach der ersten Implementierung war aber klar, dass das neue System, welches nun das Herzstück des Unternehmens geworden war, eine so zentrale Rolle einnahm, dass man einen Partner für die Weiterentwicklung und den Support brauchte, der mehr in der Nähe ist und die komplexen Erweiter­ungen systematisch umsetzen kann.

Fährte zum passenden Partner

«Die Auswahlkriterien waren: die Grösse des Unternehmens um Stabilität und einen guten Support zu gewährleisten, das Know-how über Salesforce sowie die räumliche Nähe zu uns», so Daniel Arnold, Operations Manager bei Foxtrail. Er evaluierte drei Anbieter mittels Deskresearch nach diesen drei Kriterien. «So viele Salesforce-Implementoren mit einer gewissen Grösse gibt es gar nicht am Schweizer Markt. Doch PARX hat mich und Thomas Bösiger am meisten überzeugt. Sie haben genügend Mitarbeiter um die Qualität und Kontinuität sicher zu stellen und trotzdem die Kunden persönlich sowie individuell zu betreuen. Das Salesforce-Know-how ist, mit mehr als 70 Zertifizierungen, gross und PARX ist sehr innovativ. Da Salesforce unsere zentrale Anwendung ist, spielte nicht nur der Preis, sondern die Qualität die zentrale Rolle.»

Im Juli 2012 startete das Projekt mit einem gemeinsamen Kick-off. Die Übernahme des Systems wurde genauestens geplant und festgelegt wie der Support ablaufen wird. PARX analysierte darauf hin die bestehenden Funktionen. «Parallel arbeiteten wir mit dem alten Partner weiterhin zusammen. Das gab uns allen genug Zeit das Projekt systematisch und in aller Ruhe anzugehen. Dies würde ich jedem empfehlen, der einen Anbieterwechsel ins Auge fasst», so Daniel Arnold. Dann wurde das Konzept für die neue Website entwickelt. Das Design wurde durch die Webdesign-Agentur Ginetta entworfen und in HTML umgesetzt. PARX baute auf Salesforce Sites die Website auf. Dank der Salesforce eigenen Entwicklungsplattform Force.com lassen sich beispielsweise Online Portale programmieren, welche mit dem CRM nahtlos kommunizieren und damit durchgängige Prozesse gestalten.

Die Site ist eine sehr komplexe Buchungsplattform, welche dynamisch die möglichen Trails (Schnitzeljagden) und deren Anfangszeiten angibt, Sperrzeiten kommuniziert, den Preis berechnet und die Apéro-Möglich­keiten vorschlägt. «Die grösste Knacknuss war die Preiskalkulation mit Rabatten und der Möglichkeit Gutscheine einzulösen», so Christian Deckert der Engineer bei PARX. Dazu wurden neue Funktionalitäten eingebaut. Die Umsetzung der Website und deren stetige Erweiterung dauerte vom Juli 2012 bis zum Juni 2013. Heute kann Foxtrail über 90% der Inhalte der Website selbst pflegen. Alle Inhalte werden dynamisch aus Salesforce eingespeist und alle Eingaben auch gleich zurück geschrieben. «Mit unserer alten Website war es teilweise schon fast ein Wunder, dass die Kunden gebucht haben. Nun haben wir ein Online-Erlebnis wie es die Kunden erwarten – die Komplexität wird vom System abgenommen und nicht bis zum Kunden transportiert.»

Salesforce als Herzstück des Unternehmens

Heute hat Foxtrail komplett alles im Salesforce abgebildet. Sie verwalten die Daten der Privatkunden sowie der Firmenkunden und führen auch die komplette Korrespondenz – mittels E-Mail-Einbindung – über das System. Die Preisberechnung, die Verwaltung der Gutscheine, die Rechnungs­stellung sowie das Mahnwesen wurden komplett integriert. Auch die Trails (Schnitzeljagden) werden darin verwaltet sowie die Öffnungszeiten der einzelnen Posten. «Es ist gar nicht so einfach nur Trails anzubieten, deren Posten auch zur gewünschten Zeit offen sind», so Christian Deckert, Engineer bei PARX. Auch die Gastro-Partner, welche die Apéros anbieten werden im CRM verwaltet und die Preise für den Umtrunk berechnet. Foxtrail setzt Salesforce als komplettes Content Management System für ihre Website ein, so werden sogar rein redaktionelle Inhalte wie die News darüber erfasst. Ein spezielles Feature ist der QR-Code, der auf der Bestätigung aufgedruckt wird und es dem Teilnehmer ermöglicht mit der Foxtrail FoxApp auf dem iPhone seinen Trail zu verfolgen.

Auch der gesamte Entwicklungsprozess der Trails läuft über Salesforce: Das Aushecken der Strecke, die Rätselentwicklung, das Einholen und Verwalten der Bewilligungen, die Produktion der einzelnen Posten und deren Technik sowie die Verwaltung der Posten inklusive deren Öffnungszeiten.

Daniel Arnold: «Unsere Erkenntnis aus dem Projekt ist, dass genügend Zeit ein komplexes Projekt wie unseres erst ermöglicht. Nur so können alle Vorgänge gut durchdacht und sauber programmiert werden. Zudem ist ein enger und ehrlicher Austausch äusserst wichtig. Wir schätzen an PARX sehr, dass mögliche Schwierigkeiten oder neue Funktionen angesprochen werden und damit genügend Zeit einkalkuliert werden kann. So konnten wir das Projekt reibungslos und eigentlich ganz ohne Probleme über die Bühne bringen.»

Innovationen im Fokus

Als nächstes ist der Aufbau eines Kundenportals geplant indem die Kunden ihre Trails sammeln können sowie eine Erhebung und Pflege der Stammkundschaft. Ebenfalls soll die Telefonzentrale an das Salesforce angebunden werden. Auch das Opportunity Management steht noch an. Dem Team um Daniel Arnold und dem PARX-Team wird es also nicht langweilig.

Daniel Arnold von Foxtrail meint abschliessend: «Das Projekt ist für uns sehr nachhaltig. Wir haben nun eine Basis geschaffen, die Raum lässt für den Innovationsgeist.»