Rapelli / Orior

Die Aussendienstmitarbeitenden von Rapelli, dem führenden Tessiner Hersteller von Fleischspezialitäten, besuchen ihre Kunden mit einem iPad. Auf ihrem Tablet haben sie einen Produktkatalog mit den kundenspezifischen tagesaktuellen Preisen, den nächsten Aktionen, den Produktabbildungen und Inhaltsstoffen dabei. Sie können direkt über einen Bestell-Wizard auf dem iPad Bestellungen erfassen. Die Bestellplattform mit integriertem Produktkatalog hat PARX innerhalb eines halben Jahres basierend auf der Salesforce Platform entwickelt.


Rapelli gehört zu den marktführenden Fleischverarbeitungsunternehmen der Schweiz. Die ORIOR-Gruppe als Muttergesellschaft von Rapelli spielt im Schweizer Markt eine führende Rolle im Bereich Premium Convenience Food für den Detailhandel (Einzelhandel) und die Gastronomie. Das Tessiner Fleisch-Spezialitäten-Haus beliefert neben allen Grossverteilern auch Gastronomiebetriebe, Shops und Kioske im Tessin, welche durch den Vertrieb regelmässig besucht werden. Dabei handelt es sich um 2’500 Kunden im Tessin denen mehr als 900 Produkte (-varianten) angeboten werden.

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«PARX hat geliefert was sie zu Projektbeginn versprochen haben. Wir erlebten eine hohe Verfügbarkeit und eine rasche Reaktionsgeschwindigkeit während des Projektes. Unser Management ist sehr zufrieden mit der Lösung.»

Martin Bösch,
Leiter Verkaufsinnendienst bei Rapelli SA

Bisher verfügten die Aussendienstmitarbeiter über eine Preisliste als pdf auf ihrem iPad. Diese Preisliste erschien wöchentlich neu und umfasste nur die generischen Preise, nicht die speziellen Konditionen pro Kunde. Fragte ein Kunde nach Produktinhaltsangaben musste dies der Verkäufer abklären. Tagesaktionen wurden per E-Mail mitgeteilt. «Gewährte der Verkäufer spezielle Rabatte wusste er nicht mit Sicherheit, wieviel Marge noch übrig bleibt, dies musste der Innendienst dann verifizieren», so Martin Bösch, Verantwortlicher Verkaufsinnendienst bei Rapelli SA. Der Aussendienstmitarbeiter nahm die Bestellungen auf Papier auf und gab diese telefonisch oder per E-Mail an den Verkaufsinnendienst weiter. Dieser gab die Bestellung im ERP ein, ein hoher manueller Aufwand, der oft zu Rückfragen führte bis die Bestellung korrekt ausgelöst werden konnte.

Neudefinition von Verkaufsprozessen führt zu Salesforce-Projekt

«Wir haben rund drei Jahre daran gearbeitet unsere ganzen Verkaufsprozesse effizienter zu gestalten. In dieser Zeit haben wir auch Verkäufern Daten aus dem ERP in verständlicherer Form zur Verfügung gestellt. Doch das ERP ist nur desktop-fähig womit diese Lösung für den Aussendienst nicht praktikabel war. Uns war danach klar, dass gewisse Prozesse nur mit einer neuen IT-Lösung effizienter gestaltet werden können und involvierten unseren Gruppen-CIO. Dieser riet eine bestehende Software-Lösung zu wählen und nichts selbst zu entwickeln sowie das Projekt auf einen Kernprozess zu schrumpfen. Als Kernprozess wählten wir die Bestellungsaufnahme sowie die zwei Funktionen Produktkatalog und Preisliste. Dank der 3-jährigen Reifezeit waren wir im Stande ganz genau zu definieren was wir haben möchten und dies effizient zu realisieren», schildert Martin Bösch die intensive Vorarbeit die sich gelohnt hat. Rapelli evaluierte drei verschiedene Produkte und entschied sich für Salesforce, da dieses für CRM-Aufgaben konzipiert ist, übersichtlich und einfach zu bedienen ist. «PARX wurde uns wärmstens empfohlen. Beim gemeinsamen Workshop fühlten wir uns von PARX gleich verstanden. Die Demonstration eines vergleichbaren Kundenbeispiels überzeugte uns sowie die Offerte, welche in unserem Budgetrahmen lag», so Martin Bösch.

Klare Vorstellungen und Vorgaben

Rapelli beauftragte PARX den Produktkatalog inklusive Preisliste und die Bestellungsaufnahme basierend auf der Salesforce Platform zu entwickeln. Der Katalog soll alle 900 Produktvarianten inklusive allen Abbildungen, Inhaltsangaben und kundenspezifischen Preisen sowie bevorstehenden Aktionen umfassen. Er soll komplett auf SalesForce1 basieren und auf dem iPad genutzt werden. «Der Fokus soll auf der Benutzerfreundlichkeit und nicht einem ausgeklügelten Design liegen», so Martin Bösch.

Umsetzung in einem halben Jahr

PARX realisierte den Bestell-Wizard in einem halben Jahr von der Spezifikation bis zum Go-Live. Nach der einmonatigen Spezifikationsphase dauerte die iterative Implementierung drei Monate. Während dieser konnte Rapelli mehrmals den aktuellen Stand des Produktkatalogs und des Bestell-Tools sehen und Optimierungswünsche einbringen. Diese wurden so laufend vorgenommen und eine Lösung entwickelt die den Kundenvorstellungen entspricht. So mussten beispielsweise Informationen komprimiert werden, um die Daten lesbar und übersichtlich auf dem kleinen iPad Bildschirm anzeigen zu können. Danach folgte ein Monat mit Tests.

Mit 2 500 Kunden, 2 400 verschiedenen Produktvarianten mit ebenso viel Produktabbildungen und insgesamt 2 800 000 verschiedenen Preisvarianten war die Datenmigration vom ERP ins Salesforce besonders anspruchsvoll und zeitintensiv. Dafür wurden die Daten vom ERP auf einen FTP-Server exportiert und von dort mit Talend in Salesforce migriert.

Täglich wird ein Update vom ERP ins Salesforce gemacht bei dem neue Stammdaten wie neue Kunden, neue Produkte inklusive Abbildung, Bestellhistorien und die aktuellen Tagespreise übermittelt werden. Basierend darauf berechnet Salesforce den kundenspezifischen Preis. Deshalb war die Anbindung an das ERP besonders für die Preisberechnung komplex.

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«Der neue Produktkatalog hat die Qualität in der Kundenberatung gesteigert, da der Kunde gleich die Information über Inhaltsangaben und die Produktabbildung erhält. Zudem wurde die Anzahl der Medienbrüche reduziert. Dank dem neuen Prozess haben wir die Verantwortung über die Bestellung vom Innendienst an den Aussendienst übergeben. Zudem ist der Aussendienst messbar geworden.»

Martin Bösch,
Leiter Verkaufsinnendienst bei Rapelli SA

Bestell-Wizard mit integriertem Produktkatalog

Der Aussendienstmitarbeiter erfasst nun direkt beim Kunden auf dem iPad die Bestellung. Der Bestell-Wizard zeigt nur die für den Kunden erhältlichen Produkte zu seinem, am gewünschten Auslieferungstag gültigen, kundenspezifischen Preis an. Durch die Abbildungen und die genauen Beschreibungen mit den Inhaltsangaben kann der Kunde einfach die Produkte auswählen. Zudem ist im Bestell-Wizard der Preis der vergangenen Woche, der aktuellen Woche, der nächsten Woche, die nächste geplante Aktion und der zuletzt bezahlte Preis ersichtlich. Damit kann der Aussendienstmitarbeiter zusammen mit dem Kunden den besten Liefertermin und damit den besten Preis eruieren. Ein Ampelsystem zeigt dem Verkäufer an, ob der Spezial-Rabatt den er gewährt noch genügend Marge liefert. Die Bestellung wird übermittelt und generiert eine strukturierte E-Mail an den Verkaufsinnendienst zur Erfassung im ERP – ein Prozess der zu einem späteren Zeitpunkt automatisch gelöst wird.

Ziel war es 150 Bestellungen täglich über den Bestell-Wizard zu erhalten und damit die Rückfragen zwischen Verkaufsinnendienst und Aussendienst massiv zu reduzieren. Schon nach einem Monat wurden über 100 Bestellungen pro Tag über den Wizard erfasst. Heute sind es um die 2 000 Bestellungen pro Monat.

Martin Bösch beurteilt das Resultat so: «Der neue Produktkatalog hat die Qualität in der Kundenberatung gesteigert, da der Kunde gleich die Information über Inhaltsangaben und die Produktabbildung erhält. Zudem wurde die Anzahl der Medienbrüche reduziert» und führt fort: «Dank dem neuen Prozess haben wir die Verantwortung über die Bestellung vom Innendienst an den Aussendienst übergeben. Er trägt nun ebenfalls die komplette Verantwortung über den Aktionspreis den er gewährt. Nur in 5% der Fällen ist die Verbindung zum Internet nicht gewährleistet und der Verkäufer gibt die Bestellung im Auto ein. Zudem ist der Aussendienst messbar geworden.»

Weiterentwicklung: Bestellungsaufnahme ohne Medienbruch

«Unser CIO riet uns zu Beginn das Projekt klein und schnell zu halten. Er hatte Recht, wir kamen so effizient zu einer guten Lösung. Nun gilt es das Ganze weiter zu entwickeln», meint Martin Bösch. Rapelli plant nun die Bestellungen mit einem Interface direkt ins ERP zu übernehmen und das strukturierte E-Mail zur Bestellungsübermittlung damit abzulösen. Martin Bösch führt fort: «Dann wird die Zeiteinsparung im Backoffice beträchtlich sein.» Zudem soll für das Key Account Management der restlichen Schweiz ebenfalls Salesforce zum Einsatz kommen, jedoch mit anderem Fokus (mehr Beratung, weniger Bestellungsentgegennahme).

Die Orior Gruppe – das Mutterhaus von Rapelli – fasst ins Auge den Bestell-Wizard auch für andere Tochterunternehmen einzusetzen und prüft den weiteren Einsatz von Salesforce.