Hochschule Fresenius

Die Hochschule Fresenius wickelt das Interessenten- und Bewerbermanagement mit der Sales Cloud von Salesforce ab. Von der ersten Anfrage eines Interessenten bis hin zur Unterzeichnung des Studienvertrages können sämtliche Prozesse mit Salesforce abgebildet werden.


Mit fast 10'000 Studierenden und Berufsfachschülern gehört die Hochschule Fresenius zu den grössten und renommiertesten Hochschulen in privater Trägerschaft in Deutschland. 1848 als «Chemisches Laboratorium» gegründet und 1971 als staatlich anerkannte Hochschule in privater Trägerschaft zugelassen, unterhält die Hochschule Fresenius mittlerweile Studienzentren in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Idstein, Köln, München und Zwickau. Praxisnähe, innovative und zugleich auf die Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtete Studien- und Ausbildungsinhalte, kleine Studiengruppen, namhafte Kooperationspartner sowie ein umfangreiches Alumni-Netzwerk sind nur einige der vielen Vorteile der Hochschule Fresenius.

Vom Papierkrieg zum Online Bewerberportal

An den verschiedenen Standorten wurden vormals mehrere Systeme parallel eingesetzt, um das Interessenten- und Bewerbermanagement zu bewältigen. Dies hatte redundante Daten zur Folge, die im schlechtesten Fall zu doppelten oder sogar dreifachen Bewerbungen führten. Gleichzeitig bestand ein wahrer Papierkrieg mit Informationsmaterialien, die über den Postweg versendet werden sollten und Bewerbungen, die über denselben herein kamen. Diese Ausgangslage kombiniert mit dem Ziel, online ein Bewerberportal zur Verfügung zu stellen, bewegte das Team der Hochschule Fresenius dazu, ein CRM-System zu suchen. Dieses soll standortübergreifend alle Daten für alle Mitarbeitenden zur Verfügung stellen und das in Echtzeit. Auch sollte das gesamte Dokumentenmanagement damit abgewickelt und die Bewerberdaten online empfangen werden können.

User-added image

«Noch nie waren wir so nahe an unseren Interessenten und Bewerbern wie jetzt mit Salesforce»

Evelyn Menke,
Salesforce-Projektleiterin bei der Hochschule Fresenius

PARX mit langjähriger Erfahrung im Education-Bereich

Mit Salesforce fand die Hochschule die optimale Lösung und mit PARX den optimalen Implementierungspartner. Ausschlaggebend für die Zusammenarbeit war die Erfahrung, die PARX bereits mit Salesforce-Implementierungen an anderen Bildungs- und Hochschuleinrichtungen sammeln konnte.

Vom ersten Interesse bis hin zum unterzeichneten Studienvertrag

Interessenten können unter anderem über die Webseite Informationsmaterial zu allen Studiengängen anfordern. Ab diesem Zeitpunkt wird der Kandidat vom Interessenten- und Bewerbermanagement (IBM) in Salesforce durch den gesamten Bewerbungsprozess bis hin zur Entscheidung für oder gegen ein Studium an der Hochschule Fresenius begleitet. «Noch nie waren wir so nahe an unseren Interessenten und Bewerbern wie jetzt mit Salesforce», so Evelyn Menke, Salesforce-Projektleiterin bei der Hochschule Fresenius. Informationsbroschüren, Checklisten, Bestätigungen, Anträge und zu guter Letzt auch der Studienvertag werden automatisiert oder manuell aus Salesforce heraus erzeugt und entweder per E-Mail oder auf dem klassischen Postweg versendet. Entscheidet ein Interessent, sich an der Hochschule zu bewerben, so kann er seine Daten online im Bewerberportal eingeben und die Bewerbung absenden. Zudem kann sich der Kandidat dort für das Auswahlverfahren registrieren und die notwendigen Unterlagen hochladen.

Einheitliche Prozesse, unterschiedliche Dokumente

Eine der grössten Herausforderungen war die Gewährleistung, dass trotz eines einheitlichen Systems pro Standort individualisierte Dokumente erzeugt und versendet werden können. Mit dem Einsatz von Conga Composer, einem der führenden Tools in Bezug auf Dokumentenerzeugung in Salesforce, und einem auf die Anforderung ausgelegten Datenmodell ist dies in Salesforce möglich. Zudem wurden seit Einführung des neuen Systems Daten von Schwesterfirmen der Hochschule Fresenius in deren Salesforce System übernommen. Die Homogenisierung und der Import der neuen Daten sowie die Anpassungen und Erweiterungen der Prozesse wurden von PARX in enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern der Hochschule vorgenommen.

Analyse von Planzahlen

Die Abbildung des gesamten Bewerbungsprozesses ermöglicht mittels Reporting in Salesforce eine Analyse der aktuellen Zahlen. Der Abgleich von Plan- und tatsächlichen Bewerberzahlen unterstützt die Geschäftsführung der Hochschule in Entscheidungen bezüglich Ausbau und Weiterentwicklung der einzelnen Fachbereiche. Zudem können mittels Reporting unter anderem schnell Kandidaten identifiziert werden, die noch fehlende Bewerbungsunterlagen einreichen müssen, bevor Sie für ein Studium vorbehaltlos akzeptiert werden können. «Ich gehe total auf in diesem System. Besonders das Reporting macht sehr viel Spass», so Evelyn Menke.

Weiterer Ausbau steht an

Nach erfolgreicher Integration der Daten und des Bewerbungsprozesses der Akademie Mode & Design (AMD) in die Salesforce Instanz der Hochschule Fresenius soll für die AMD nun auch ein Bewerberportal mit ähnlichem Prozess und eigenem Branding zur Verfügung gestellt werden. Auch für andere Schwesterfirmen sind Bewerberportale geplant.